Ons blog

De kunst van het schrappen

02 maart 2016 | door: Vera Welleman
De kunst van het schrappen

Schrijven is schrappen, dat hoor je in het communicatievak steeds vaker. Als alles in het bedrijfsleven moderniseert, moet de communicatie toch ook vernieuwen? Wij zijn voorstander, maar wat is het goede 'nieuwe communiceren' en hoe krijg je dat intern op gang?

Exit met wollig en ingekleed communiceren

Het bedrijfsleven werkt naar 'professionele persoonlijke communicatie' toe. Kortom: exit met de wollige en ingeklede communicatie. Die taal is niet meer van nu maar we gebruiken het nog wel steeds, bijvoorbeeld in offertes en facturen, briefings voor collega's of adviesrapporten en uitgeschreven campagneconcepten voor de klant. Je doet in alle gevallen je best om duidelijk te zijn voor de ontvanger en je wil als kennishouder overkomen. Toch sluipt er soms vakjargon of ambtelijke taal in. Voor de gemiddelde lezer wordt het dan een niet te doorgronden woordpuzzel, maar daar valt wat aan te doen.

Er zijn praktische manieren om zakelijke teksten te schrijven die prettig weglezen, to-the-point zijn en snel tot het gewenste resultaat leiden:

  1. De punt staat rechts van de komma op je toetsenbord. Ontwijk lange zinnen.
  2. Pas op je toon. Wil je informeren, enthousiasmeren, vertrouwen creëren of verwachtingen managen?
  3. Houd een lastige lezer in gedachten als ontvanger.
  4. Een zakelijk tekst hoeft niet afstandelijk te zijn. Spreek de ontvanger zoveel mogelijk persoonlijk aan. Dat doe je het best door vanuit wij/ik te schrijven en vermijd vooral 'men'.
  5. Schrijf je zinnen in de actieve/bedrijvende vorm. Passieve zinnen herken je vaak aan het onnodige gebruik van koppelwoorden als 'worden' of 'zijn'. Een zin als 'er zal een overleg worden gehouden op dinsdag' kun je makkelijk vervangen door: 'het overleg is dinsdag'.
  6. Eerlijkheid duurt het langst: snap je de tekst zelf niet? Schrap het dan.
  7. Vertrouw vooral níet op jezelf als lezer. Jij bent de deskundige, jij weet waarover je het hebt. Laat een leek je tekst nalopen op logica, missende verbanden of voor anderen niet te begrijpen voorkennis.

Activeer je collega's

Nu is het ook nog de kunst om je collega's te stimuleren hun taalgebruik om te gooien. Natuurlijk kun je ze verwijzen naar een website, maar hoeveel sneller zou jij meedoen als er een wedstrijdje van wordt gemaakt? Jong en oud is daar wel voor te porren. Wat zijn leuke ideeën hiervoor?

  • Roep collega's op om ambtelijke zinnen door te sturen die zij tegenkomen in bijvoorbeeld offertes, e-mails en facturen. Verzamel de input en maak er een item van in de nieuwsbrief of het personeelsblad. Hang een prijsje aan de beste inzending. Het educatieve effect bereik je door erbij uit te leggen hoe je diezelfde boodschap in héldere taal overbrengt.
  • Zet een rubriek in de nieuwsbrief of het personeelsblad waarin medewerkers ambtelijke zinnen kunnen verbeteren. De winnaar met de beste herschreven zinnen verdient tijdelijke roem tot de volgende rubriek verschijnt. Onderbouw de beste manier van schrijven door te verwijzen naar de taalwebsites of door zelf uitleg te geven. Daardoor stimuleer je je collega's om de taalwebsite ook echt te bezoeken.

Op internet vind je nog veel meer handige tips voor een helder en sterk verhaal. Ken je bijvoorbeeld de website Schrijftips voor ambtenaren al? En wil je direct weten of jouw woordkeus te formeel is? Kijk dan of je ze terugvindt in het Ambtelijk Woordenboek. Je vindt er natuurlijk ook woorden die je beter kunt gebruiken.

Media

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Reacties

Geef een reactie

Je e-mail adres zal niet op de site getoond worden.
Met het versturen van dit formulier gaat u akkoord met de Mollom privacy policy.