Interactieve sessies: meer dan een middel tot een doel

Samenwerken en samen werken

En denk je nu; Nilsson, je trapt wel open deuren in? Klopt. Dit is een deur die we allemaal kennen en ook allemaal weleens (soms strategisch eventjes) vergeten. Dus we doen het gewoon 🙂:

In een team heb je mensen met verschillende achtergronden en perspectieven. Dit is een grote kracht, mits je dat goed weet te benutten. Samenwerken richting oplossingen zorgt vaak voor betere, innovatievere ideeën en natuurlijk voor draagvlak. Want als je eraan hebt meegedacht, is een idee lastiger af te kraken en wordt het juist leuk om mee te werken aan het ontstaan en de groei ervan.

Waarom een interactieve sessie?

Een interactieve sessie is een goede manier om input op te halen bij een team en het team actief te betrekken bij de uitkomst. In een bijeenkomst vol werkvormen krijgt iedereen ruimte om zijn/haar input te geven en ook om te reageren op wat er ontstaat. Dit alles onder goede begeleiding, natuurlijk. 

Dit geeft je ruimte om je team in te zetten op de manier die het verdient. Je hebt deze mensen niet voor niks aangenomen, ze hebben verstand van zaken. Ze leveren allemaal op hun eigen manier hun bijdrage en hebben waarschijnlijk ook een beeld van de toekomst van de organisatie. Pas deze kennis toe, dan krijg je dit ervoor terug:

• Betrokkenheid en enthousiasme: Interactiviteit creëert betrokkenheid en enthousiasme. In plaats van passief informatie te ontvangen, worden medewerkers actief betrokken en uitgenodigd om bij te dragen. Dit maakt de sessies niet alleen effectiever, maar ook leuker en boeiender.
• Draagvlak: Door mensen mee te laten bouwen aan het eindresultaat, maak je een shortcut in het beslissingsproces. Iedereen deed al mee, je hebt dus automatisch meer draagvlak en minder weerstand.
• Eigenaarschap: Een plan waar je aan hebt meegewerkt, voelt meer van jezelf. Medewerkers voelen zich meer geïnvesteerd en eerder geactiveerd om ermee aan de slag te gaan.
• Teambuilding: Door mensen écht mee te laten bouwen aan de toekomst van een organisatie, bouw je pas echt een band op. Er is geen betere teambuilding dan samen tot goede ideeën komen. 
• Sterke input: Je haalt op wat belangrijk is, ook bij collega’s die niet altijd het hardste schreeuwen en makkelijker voortbouwen op ideeën van anderen.

En wanneer je dan een sessie toepast? 

Een interactieve sessie is meestal gericht op het oplossen van een bepaald probleem: een zoektocht naar de juiste positionering, een basis leggen voor een website, een (meerjaren-)strategie ontwikkelen of gewoon uitkiezen welk koffieapparaat het beste past bij jullie bedrijf. Alles wat belangrijk genoeg is om een plan over te kunnen schrijven, kan je samen ontwikkelen (dan mag je zelf kiezen hoeveel tijd je overal aan besteedt 🙂).

Aanpak voor interactieve sessies

Een team leiden is wel wat anders dan een team faciliteren tijdens een interactieve sessie. Wanneer je een sessie leidt, kan je je eigenlijk niet bemoeien met de inhoud. Als je dat te moeilijk vindt, kan je beter iemand anders vragen (je kunt dan natuurlijk wel helpen met de voorbereiding en het kiezen van de vragen/werkvormen).

Sessies begeleiden hoort bij ons dagelijks werk, want de meeste klanten die we hebben komen nu eenmaal bij ons op zoek naar een oplossing. Wij zetten daar graag interactieve sessies voor in. Het is niet alleen heel leuk om te doen, maar het levert ons ook hele sterke input op. Wanneer wij aan boord komen voor positionering of nieuwe website, willen we natuurlijk iets maken dat jullie reflecteert. Om dat te doen moeten we toch echt met jullie in gesprek en kijken wat belangrijk is voor jullie en je klanten/bezoekers. De meest effectieve manier om dat te doen (en om alle belangrijke deelnemers aan het woord te laten) is een interactieve sessie. Dit geeft ons ruimte om:

• Het onverwachte op te halen. Jullie ‘standaard’ missie, visie en kernwaarden kunnen we op de website lezen. Juist door in gesprek te gaan met verschillende mensen binnen de organisatie, halen we op wat nog niet op papier staat. Zo komen we tot de kern.
• Een kijkje in de organisatie te nemen. Je imago bouw je intern, dat is waar je identiteit leeft en dat komt alleen boven als je samenkomt met verschillende mensen in de organisatie.  

En het leuke is dat je dus meestal van tevoren niet weet waar je eindigt. Wij kunnen wel in ons hoofd hebben welke woorden, vormen, kleuren en functionaliteiten goed zouden werken voor jullie organisatie, maar als de sessie iets compleet anders komt, zijn wij blij verrast. Dit voedt ons creatieve proces.

Werkvormen - wat voorbeelden

Een sessie bouw je op met verschillende werkvormen, zo zet je je team in beweging. Soms wel makkelijker gezegd dan gedaan natuurlijk. Daarom geven we hier wat voorbeelden, met een beetje puzzelen, heb je dan zo een complete sessie staan.

• Brainstorm is misschien wel de eerste werkvorm die in je hoofd opkomt. De brainstorm gebruik je om ideeën op te halen en later ook uit te kiezen (ook wel divergeren en convergeren genoemd). Er zijn heel veel verschillende technieken. Met die technieken kan je een beetje sturen hoe mensen tot een uitkomst komen.
• Mind-mapping helpt om ideeën en informatie te structureren en paden te leggen vanuit een centraal thema. Afhankelijk van de grootte van de groep maak je een of meerdere mind maps.
• Sticky steps vormen een stappenplan van het te stellen doel (die moet je dus eerst samen ook vaststellen). Wat is de laatste stap voordat dat doel bereikt wordt? Hoe kom je tot die laatste stap, en die ervoor en die ervoor? etc. Zo maak je praktische en overzichtelijke stappen richting een groot doel.
• Waarommen maakt dat je tot de kern van het probleem komt. Waarom hebben we een probleem? Waarom is dat veroorzaakt? Elke nieuwe vraag zorgt ervoor dat je dichter bij de kern komt, totdat je weet wat precies ervoor zorgt dat je een probleem hebt.
• Ringen van invloed kun je invullen met de informatie die je hebt over de verschillende stakeholders en doelgroepen. Zo heb je gelijk de basis van een communicatieplan.
• de SWOT analyse wordt ingevuld om een overzicht te maken van sterktes, zwaktes, kansen en risico’s. Door dit samen in te vullen, krijg je een brede visie op de situatie en een goede basis voor de strategie richting de toekomst.
• 360 graden feedback is een handige tool om te evalueren. Je krijgt in een keer van verschillende kanten feedback die meegenomen kan worden in een volgend traject.

Om de juiste energie te krijgen en te behouden in de groep, wil je ook werken met ijsbrekers en energisers. Vind de juiste manier om je groep aan het werk te zetten en te houden. Wil je dat ze extra creatief starten aan een sessie of juist open staan voor de meningen van collega’s? Is het tijd voor wat luchtigs, maar daarna weer snel aan de bak? Kies de juiste ijsbrekers en energisers voor wat jij wil bereiken die dag.

En word je hier nu heel enthousiast van? Kijk dan nog even heel kritisch naar je planning. Heb je echt voldoende tijd om al die werkvormen goed uit te voeren? Of is het toch beter om wat minder werkvormen te nemen en dan voor die wat extra tijd te pakken. Dan heb je misschien kwantitatief minder opbrengsten, maar zijn ze wel van hoge kwaliteit. Extra voordeel is dat iedereen zo de tijd en de kans kan krijgen om input te delen.

Kun je nu echt niet kiezen? Overweeg dan om de sessie een onderdeel te maken van een groter geheel. Bijvoorbeeld meerdere sessies gepland over een langere periode of een heidag waarbij je er echt even uitstapt.

Afsluiten met afspraken

Na deze lofzang moet het jullie wel duidelijk zijn: wij kunnen en willen niet zonder interactieve sessies. De input die je ophaalt is zoveel completer en beter gedragen. Om daar te komen is het wel belangrijk dat je begint én afsluit met afspraken: Wat gaan jullie doen met de uitkomst? Zijn er vervolgstappen? Actiepunten waar gelijk aan gewerkt kan worden? 

Als je hier bent gekomen met lezen, ben je vast klaar voor het ontwerpen van je eigen sessie! Maar heb je nog wat meer informatie nodig over hoe wij bijeenkomsten aanpakken of tips om je eigen bijeenkomst te organiseren? Lees dan onze whitepaper!