Makkelijker goede service leveren met je mijn-omgeving en verbinden met je intranet

In beide gevallen maken we een functionele omgeving die jou, je klanten, bezoekers én medewerkers ondersteunt en bindt.

Betere service leveren, 24/7 beschikbaar zijn en klanten aan je binden. Dat klinkt als een hele uitdaging. Maar door een goede mijn-omgeving (ook wel klantportaal) of intranet te laten maken, wordt dit zelfs makkelijk!

Op een afgesloten deel van je website kan je klant of medewerker inloggen en zelf zaken regelen. Zo bespaar jij tijd terwijl je extra service levert. Ook leg je zo de basis voor een loyale groep aan klanten, medewerkers, partners of donateurs. Niet meer langs de balie, maar met self-service op je eigen moment online je belastingaangifte doen / medische resultaten inzien / verlof regelen / gemakkelijk printerpapier bestellen. We maken steeds meer gebruik van intranetten en mijn-omgevingen, en met een goede reden! Het is echt een stuk makkelijker.

Zijn er verschillen tussen een mijn-omgeving en een intranet?

Wanneer je ervoor kiest om een intranet te laten maken, of een mijn-omgeving te bouwen, doe je dat elk voor een eigen reden, want het zijn platforms die erg verschillend zijn in gebruik. Kort gezegd: een mijn-omgeving is gericht op extern en een intranet is gericht op intern. Dat is wel een verschil. Maar wij zien dus vooral overeenkomsten: In een mijn-omgeving of intranet bied je je medewerkers, klanten of leden een plek waar ze administratieve zaken zelf kunnen inzien en regelen. Je geeft alleen toegang tot dit portaal aan leden, klanten of medewerkers.

De informatie die gedeeld wordt op een mijn-omgeving zal anders zijn dan op een intranet. We gaan daar hieronder nog even op in.

Wat deel je op een mijn-omgeving?

Een mijn-omgeving richt je zo in dat het toegankelijk is, zodat de bezoeker gemakkelijk kan doen waar ze voor kwamen. Een aantal opties zijn:

• Persoonlijke accountinformatie: Profielgegevens, contactinformatie en accountinstellingen.
• Facturen en betalingen: Inzien van facturen, betalingsgeschiedenis en online betaalmogelijkheden.
• Bestelgeschiedenis: Overzicht van eerdere aankopen, bestellingen of transacties.
• Documenten en contracten: Belangrijke documenten, contracten en overeenkomsten voor downloaden of ondertekening.
• Service- en supportverzoeken: Indienen en volgen van support- of serviceverzoeken.
• Productinformatie en updates: Specifieke informatie over aangeschafte producten, software-updates of nieuwe versies.
• Persoonlijke meldingen en notificaties: Meldingen over accountactiviteiten, belangrijke updates of herinneringen.
• Voortgang en statusinformatie: Inzicht in de status van lopende projecten, bestellingen of verzoeken.
• Aanbod van extra diensten: Opties om aanvullende diensten of producten te bestellen, zoals upgrades of uitbreidingen.
• Communicatiekanalen: Mogelijkheid om direct te communiceren met klantenservice of accountmanagers via chat of berichten.

Dit pas je natuurlijk compleet aan aan jouw doelgroep, jouw dienst en welke services hier beschikbaar moeten zijn.

Wat deel je op een intranet?

De meeste organisaties kiezen er tegenwoordig voor om een sociaal intranet te laten maken. Dat betekent meestal dat iedereen daarop kan plaatsen wat ze willen en dat er vanuit de organisatie wat algemene informatie wordt gedeeld. Waar kan je dan aan denken?

• Bedrijfsnieuws en -updates: Belangrijke mededelingen, nieuwsbrieven en updates over de organisatie.
• Beleidsdocumenten en handleidingen: HR-beleid, werkprocedures en handleidingen voor interne processen.
• FAQ's en self-service: Antwoorden op veelgestelde vragen en self-service opties voor HR en IT-zaken.
• Project- en teaminformatie: Statusupdates, deadlines en teamleden van lopende projecten.
• Evenementen en kalenders: Interne evenementen, vergaderingen en belangrijke data.
• Medewerkerprofielen: Contactinformatie, verantwoordelijkheden en expertise van medewerkers.
• Trainingen en opleidingen: Beschikbare cursussen, trainingsmateriaal en leertrajecten.
• Tools en resources: Toegang tot software, hulpmiddelen en andere nuttige resources.
• Interne blogs en forums: Ruimte voor medewerkers om ideeën te delen, discussies te voeren en feedback te geven.

Maar: het is jouw intranet voor jouw organisatie. Plaats er dus precies op waar jullie blij van worden en waar je wat aan hebt. Door dit van tevoren vast te stellen, kun je een intranet laten maken dat precies past bij de behoeftes van jouw organisatie.

Waarom heb ik een mijn-omgeving nodig?

Als je veel administratie met of voor je klanten doet, kan een mijn-omgeving (ook wel klantportaal) je helpen om nog betere service te leveren aan je klant. Je zorgt dat je klantenservice meer tijd heeft voor andere zaken door veel online beschikbaar te maken. Ook kun je deze omgeving goed gebruiken om te verkopen: Een abonnement uitbreiden, een extra optie in de verzekering aanvinken, een donatie doen of extra printer toner bestellen, jouw klant regelt het nu allemaal zelf.

Waarom zou ik een intranet laten maken?

Een intranet kan helpen om collega’s te binden, op de hoogte te houden en zaken praktisch te regelen. Vergelijkbaar met een mijn-omgeving maak je zaken online beschikbaar om betere service te leveren, maar ook om het leven van de medewerker een stukje gemakkelijker te maken. Als het bij jouw organisatie past, kunnen we zelfs een volledig sociaal intranet bouwen dat gerund wordt door de medewerkers zelf. 

Eenvoudiger samenwerken

Zeker met een sociaal intranet creëer je ruimte voor overleg en feedback. Ook is het een vast punt waar informatie vindbaar is. Dit vermindert de kans dat medewerkers vastlopen of elkaar keer op keer moeten storen voor informatie die niet goed vindbaar is. En als je dan nog wat ruimte maakt voor een interne marktplaats, zodat collega’s elkaar blij kunnen maken met hun oude spulletjes, geef je nog een goede reden om je intranet te gebruiken.

Vergeet de content niet

Natuurlijk, een sociaal intranet moet vanuit de medewerker worden ingericht, maar een lege pagina is nooit leuk om op binnen te komen en nodigt ook niet zo uit om te delen. Zorg er dus voor dat er bij de lancering al wat op staat. Dan kunnen mensen al lekker neuzen en voelen ze hopelijk de noodzaak om zelf ook te delen wanneer dat nodig is.

Modereren?

Het is in elke organisatie anders, maar sommige organisaties zitten vol met (iets te) enthousiaste medewerkers die misschien wat begeleiding nodig hebben om de contentstroom beheersbaar te houden. Een lastige situatie, want dit enthousiasme is ergens wel welkom. Het is dan belangrijk om het gesprek aan te gaan en op zoek te gaan naar een fijne balans.

Wat houdt zo’n mijn-omgeving of intranet in?

Wij zorgen ervoor dat alle zaken die jouw klant digitaal kan regelen, beschikbaar worden binnen je mijn-omgeving. Dit betekent dat we bouwen aan:

1. Een handige, betrouwbare account-registratie en login
2. Koppelingen met al jouw (sales) systemen
3. Een veilige web-omgeving
4. Eenvoudig inloggen met Single Sign On
5. Notificaties voor gebruikers
6. Een duidelijke ‘escape’ naar persoonlijk contact voor als het toch niet zelf online lukt
7. Inzicht voor jou in klant- of medewerkersprofielen
8. Modulair platform met mogelijkheid om verder uit te groeien
9. En wat jij verder nog nodig hebt!

We bouwen de omgeving herkenbaar en passend bij jouw branding. De informatie is hier zo georganiseerd dat je klant of medewerker gemakkelijk kan vinden wat hij nodig heeft. Dit scheelt jouw klantenservice of HR afdeling tijd en geeft de klant de kans om op z’n eigen moment zaken te regelen. Dat is toch vaak ‘s avonds om kwart over acht, wanneer de klantenservice ook al naar huis is.

En hoe wordt dat dan gemaakt?

Door de hoge mate van aanpasbaarheid van Drupal, is het zeer geschikt om 'interne omgevingen' op te zetten. Een perfecte basis om een intranet te laten maken of een mijn-omgeving te starten. Zo maken we alle informatie die relevant is overzichtelijk beschikbaar. Dus in duidelijke grafieken, uitlegvideo’s, podcasts, berichten en makkelijk vindbare documenten. Dit allemaal gepersonaliseerd vanuit het account van de gebruiker. Iedere bezoeker kan worden opgedeeld in verschillende typen en rollen en dan voor hun relevante content zien en praktische zaken regelen. Zo bespaar je samen met je klant tijd en worden alle wijzigingen die ze maken direct netjes geregistreerd. 

We maken mijn-omgevingen en intranetten modulair zodat je bij een nieuwe service of mogelijkheid gemakkelijk kunt uitbreiden. Zo kan je bijvoorbeeld doorbouwen aan een sociaal platform waar je community samenkomt, zoals we neerzetten voor ANBO. Ook kan je een forum neerzetten waarop klanten elkaars vragen beantwoorden. Ook kun je gemakkelijk informatie en processen intern beschikbaar maken. Je bouwt zo aan een fijne, loyale groep klanten en collega’s die elkaar vaak goed helpt! 

Een stapje verder

En als we jouw mijn-omgeving of intranet dan hebben gebouwd, gaan we natuurlijk ook nog aan de slag om zo veel mogelijk loyale klanten en medewerkers enthousiast te krijgen. Het gaat er vooral om dat ze de meerwaarde zien, want we hebben wel een heel handige omgeving opgezet. Met een campagne bouwen we verder op jouw marketingstrategie en krijgen we zoveel mogelijk bezoekers naar de nieuwe pagina’s.

Wil je een intranet laten maken of een mijn-omgeving opzetten en meer weten welke opties er allemaal zijn voor jou? We vertellen het graag!